Die Windows SharePoint Services (WSS) stellen einen "Baukasten" für die Erstellung von webbasierten Unternehmensanwendungen bereit. Nach der Installation wird zunächst eine Standard-Website erzeugt, die die wichtigsten Funktionen für die Zusammenarbeit im Team bereits enthält. So findet man hier einen Kalender, einen Newsbereich und eine Dokumentenablage, über die Dateien zentral verwaltet werden können. Des Weiteren gibt es Funktionen mit denen Nutzer der SharePoint Website miteinander kommunizieren können.

Eine der Leitlinien von SharePoint ist, dass ein Projektverantwortlicher Websites ohne großes technisches Hintergrundwissen leicht direkt im Browser ändern kann. Komplexere Änderungen können über den SharePoint-Designer 2007 vorgenommen werden. Jedes bearbeitete Element, egal ob es sich dabei um eine Website, eine Liste oder eine Dokumentenbibliothek handelt kann als Vorlage abgespeichert und so wiederverwendet werden.

Intranet

Die Windows SharePoint Services bringen das firmeninterne Intranet gleich mit. Über den gemeinsamen Kalender können die für alle Mitarbeiter relevanten Ereignisse angezeigt werden. Die Liste Ankündigungen kann dazu genutzt werden, um zentrale Nachrichten bereitzustellen. Jeder Website können beliebig viele Unterwebsites untergeordnet werden, so dass sich eine hierarchische Struktur aus Websites z.B. für Administration, die Buchhaltung oder einzelne Projekte ergibt.

Extranet

Auf der gleichen technischen Basis lässt sich sehr einfach auch ein Extranet zur Anbindung von Kunden, Partnern und Lieferanten aufbauen. Die Vergabe von Berechtigungen ermöglicht es, dass jeder Nutzer nur das sehen kann, was für ihn freigegeben ist.  Der Vorteil hierbei ist eine enorme Transparenz, da für jeden sofort nachvollziehbar ist, was geändert wurde.
Diese Transparenz beschränkt sich natürlich nicht allein auf Dokumente sondern auch auf Termine, Statusberichte, Angebote, Rechungen und so weiter.

Dokumentenmanagement

Das zentrale Dokumentenmanagement mit automatischer Versionierung und Zugriffsberechtigungen erlaubt die zentrale Ablage wichtiger Dokumente.
Diese werden nicht mehr lokal auf der Festplatte oder einem Dateiserver gespeichert, sondern zentral und stehen somit auf jedem Rechner im Unternehmen (intern oder extern) zur Verfügung. Es ist möglich Dateien in Dokumentenbibliotheken nach diesen Metainformationen zu sortieren oder zu filtern, so dass man auch bei großen Datenmengen die Übersicht behält.
Alternativ lassen sich Dokumente über die Volltextsuche auffinden.

Projektverwaltung

In vielen Unternehmen wird die inhaltliche Arbeit in Projekten organisiert.
Sie können mit SharePoint eine Liste aus Projekten anlegen und jedem Projekt eine eigene Website widmen, auf der die komplette Projektorganisation und Projektverfolgung abwickeln können.  Zudem dienst diese Seite dem Projekt-Team als Informations-Sammelplatz und der Kommunikation mit externen Lieferanten.

Berichtswesen/Controlling

Heutzutage werden Berichte in kleinen Unternehmen oft mit Excel zusammengestellt. Der Nachteil ist hier, dass diese Berichte nicht von mehreren Personen gleichzeitig gepflegt werden können und das schnell der Überblick über die aktuelle Version der Excel-Datei verloren geht. Dieses Probelm lässt sich über die Möglichkeit auf SharePoint Websites Excel-Listen anzulegen und zu verknüpfen lösen. SharePoint Listen können auch mit anderen Datenquellen, wie z.B. Access-Datenbanken oder XML-Datenquellen verknüpft werden. In der großen Version, dem Microsoft Office SharePoint Portal Server ist es sogar möglich, über den Geschäftsdatenkatalog Listen an Geschäftsanwendungen wie z.B. SAP oder Siebel anzukoppeln.

Workflows

Mit SharePoint ist es sehr einfach möglich, auf Basis von Ereignissen Aktionen auszulösen. Stellt beispielsweise ein Mitarbeiter ein neues Dokument in eine Dokumentenbibliothek, kann aus diesem Ereignis automatisch eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter erstellt werden (Freigabe-Prozess). Es ist weiterhin denkbar, dass zusätzlich eine Aufgabe für einen Mitarbeiter der Rechtsabteilung erstellt wird, der das Dokument auf juristische Fallstricke prüfen soll. Workflows unter SharePoint sind statusbehaftet, so dass jederzeit transparent ist, bei welchem Mitarbeiter der Vorgang gerade "liegt".

Da die Windows SharePoint Services ein Technologiebaukasten ist, sind mit den aufgezählten Punkten die Möglichkeiten noch lange nicht erschöpft. Mit geringem Aufwand ist es möglich, SharePoint an die Erfordernisse des Unternehmens anzupassen. Damit Sie sich aber in der Unzahl der durch SharePoint eröffneten Möglichkeiten nicht verirren, brauchen Sie einen erfahrenen Partner, der mit Ihnen die Möglichkeiten von SharePoint für Ihr Unternehmen beleuchtet und bei der Umsetzung der Technologie behilflich ist. Wir sind dieser Partner.