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Finanzen

Mailmigration Notes-Exchange

Migration Notes-Exchange
Perfekt geplant:

Reibungslose Migration im laufenden Betrieb

RBS RoeverBroennerSusat: Migration einer E-Mail-Infrastruktur

Microsoft Exchange Server 2010 löst IBM Lotus Notes/Domino 8.5 ab

RBS RoeverBroennerSusat gehört zu den führenden unabhängigen mittelständischen Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften Deutschlands. Zur RBS-Gruppe gehört mit der RBS RoeverBroennerSusat Rechtsanwaltsgesellschaft mbH eine mittelständische Wirtschafts-kanzlei. 54 Partner und rund 700 Mitarbeiter betreuen Mandanten in den Geschäftsbereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Corporate Finance & Consulting.

Technologie- und Managementberatung in der Planungsphase

RBS RoeverBroennerSusat (nachfolgend nur noch RBS genannt) beauftragte uns mit der Durchführung der anstehenden Migration von Notes nach Exchange 2010. Das Projekt wurde von RBS  grundsätzlich in verschieden beauftragte Phasen unterteilt, wodurch die Zielumgebung Microsoft Exchange 2010 größtenteils Anfang des Jahres 2013 durch einen weiteren Dienstleister fertiggestellt wurde. Die Migration von ca. 400 Mailboxen (inkl. Kalender und persönlichem Adressbuch) aus dem bestehenden Messaging-System auf Basis Notes/Domino 8.5 hin zu MS Exchange 2010 zzgl. Übernahme der Gesamtprojektleitung war der anfängliche Projektumfang. Die Datenmigration von archivierten Emails wurde von RBS zunächst als weitere separate Phase eingeplant. Wir rieten RBS jedoch direkt dazu, diese Phasen zu vereinen, da nach der Rückführung der Emails in die aktiven Postfächer pro Mitarbeiter lediglich ein Migrationsdurchlauf erfolgen müsse.

Startschuss nach zwei Pilotmigrationen 

Nach erfolgter Abstimmung in allen Bereichen sowie zwei reibungslosen Pilotmigrationen, konnte ab Juni 2013 sukzessive migriert und umgestellt werden. Aufgrund des hohen Datenvolumens erarbeiteten wir ein Deltamigrationskonzept. Dabei wurde bereits im Vorfeld ein Großteil der Daten über Nacht bzw. am Wochenende in das Zielsystem migriert. Somit reduziert sich die Datenmenge zum Umstellungstag und Risiken wurden minimiert. Die Anzahl parallel umzustellender Postfächer erhöhte sich durch dieses Verfahren.

Sukzessive Migration im laufenden Betrieb

Die Migrationsläufe wurden von uns gemäß dem vereinbarten Prozess außerhalb der Geschäftszeiten im Zwei-Tages-Rhythmus  angestoßen. Am jeweiligen Folgetag schloss sich morgens die Qualitätssicherung sowie alle Nacharbeiten bzw. Abarbeitung von erhöhtem Supportaufkommen beim IT Service Desk an. Durch die Zusammenführung der Migration des aktiven Mailvolumens sowie des zurückgeführten Archivvolumens haben wir das Projekt deutlich unter dem durch RBS kalkulierten Budget abgeschlossen.

Fernzugriff und Zusammenlegung senkte Kosten 

Unser Team bestand aus 5 Personen, welche Beratung, (Teil-)Projektleitung, technischen Bereitstellung, Migration und Anwendungsentwicklung übernahmen. Neben der aktiven Einbindung der Teilprojektleitung auf Kundenseite, hat der RBS Service Desk operative Aufgaben durchgeführt (Rückführung Archivdaten, Rollout Outlook Clients, etc.). Ein Großteil der Aufgaben wurde von uns per Fernzugriff erbracht, was sich für RBS sowohl durch Kosteneinsparungen als auch durch mehr Flexibilität durch uns als Vorteil erwies.

RBS wertet den gesamten Verlauf als absolut erfolgreich durchgeführtes Projekt und hat sich als Referenzkunde für cedros angeboten.

Vorteile für RBS

  • Konsolidierung der Infrastruktur auf ein System

  • Lizenzeinsparungen

  • Buchung von Ressourcen (Räume, Kfz, etc.) über ein zentrales System

  • Entlastung des User-Help-Desk durch Entfall einer Email-Plattform

Unsere Leistung

  • Technologie- und Managementberatung

  • Durchführung der Migration

  • Gesamtprojektleitung

Eingesetzte Technologien

  • c.-MigrationPlaner

  • Quest Notes Migrator for Exchange 4.6.1

  • Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard Edition


Ihr Ansprechpartner für das Thema Mailmigration

Richard Nieslony
IT-Consultant

+49 (0)2241 8834 46
richard.nieslony@cedros.com